Wat moet ik uitleggen aan nieuwe inmeters en fotografen?

Portal

• Hoe werkt het?
• Wat kunnen we met de portal?

🔍Opmerking: in de portal is duidelijk te zien dat opdrachten niet per regio binnenkomen (uitleg plannen naar regio + refereren naar agenda’s schuiven/zelfstandig omzetten).

SLA sheet

• Hoe werkt het?
• Waarom houden we dit bij? 

🔍Opmerking: houden we ons aan de beloofde afspraken met de klant? Binnen 5 werkdagen op locatie en binnen 24 uur het eerste contact leggen. In welke regio is het druk? Waar hebben we onder-/overcapaciteit, zijn er mogelijkheden voor het schuiven van regio?

Annuleringen

• Waarom houden we dit bij?
• Hoe vaak wordt er geannuleerd?
• Reden van annulering
• Wel of geen kosten?

🔍Opmerking: vanwege bovenstaande redenen is het zeer belangrijk dat annuleringen op locatie doorgegeven worden.

Agenda’s

• Hoe gaan wij te werk?
• Waarom niet met agenda’s schuiven?

🔍Opmerking: voor de planning is het belangrijk op de hoogte zijn van alles wat er in jouw planning wijzigt, zodat wij weten wat er speelt en de klanten correct te woord kunnen staan.

• Wat gebeurt er met uitloop met je agenda? 
• Opruimen? Hoe hiermee om te gaan, legt dit aan je supervisor voor wanneer je hier moeite bij ondervindt.

Afspraakbevestiging

• Wat wordt er gestuurd?
• 30 minuten speling 
• Checklist (laat deze zien)
• 24 uur vooraf annuleren of verzetten

🔍Opmerking: 30 minuten speling wil niet zeggen dat we de klant hiervan niet op de hoogte moeten brengen; neem altijd contact op over de verwachte aankomsttijd!

Slack Extern

• Voorkeur om via deze weg te communiceren (buiten met binnen)
• Planvragen
• Uitloop
• Technische problemen: ICT

Opmerking:wij proberen altijd binnen 30 minuten te reageren, is het spoed? Neem dan contact op.

Chatfunctie/Whatsapp

• Laten zien (hoe werkt het?)
• Bereikbaarheid verhogen
• Voor wie is het toegankelijk?

Urenregistratie/Verlofaanvragen

• Hoe ze de uren het beste in kunnen vullen
• Waar ze wanneer naartoe moeten mailen
• Eventuele vragen/opmerkingen bespreken