.svg)
Om contracten op te stellen heb je 2 programma’s nodig: PandaDoc en BambooHR. Omdat je in BambooHR de contracten niet makkelijk kan bewerken, gebruiken we hiervoor PandaDoc. Bij templates zijn al onze contracten opgeslagen en deze kan je dupliceren en bewerken. Let hierbij op dat je gaten maakt tussen de persoonlijks en functie informatie.
Wanneer je een contract moet bewerken in BambooHR moet zetten doe je het volgende:
- Ga naar PandaDoc;
- Ga naar templates;
- Zoek het goede contract op en dupliceer deze;
- Pas het contract waar nodig aan en voeg gaten in voor het toevoegen van de persoons- en functie informatie;
- Download het bestand;
- Ga naar BambooHR;
- Ga naar Documenten;
- Ga naar het goede mapje en druk op upload;
- Upload het contact;
- Klik op 'edit signature template';
- Vul de goede vakjes en rollen in. Denk er hierbij aan dat je de signing order goed zet. Volgorde: ik, werknemer, Dogan;
- Sla het document vervolgens op. Nu kan je het contact versturen.
- LET OP: het is verstandig om eerst te testen of alles in het contact goed en netjes staat. Dit kan je doen door het contact eerst een keer naar jezelf te sturen.
Wanneer je een contract wil versturen doe je het volgende:
- Ga via BambooHR naar documenten;
- Kies het goede contact;
- Klik op 'handtekening aanvragen';
- Voer de desbetreffende persoon in en typ in het bericht waar het document voor dient;
- Verstuur het contact. Nu komt deze eerst in jouw inbox van Bamboo binnen;
- Vul de ontbrekende gegevens in en druk op 'send'. Nu is het contract naar de desbetreffende collega.
Om de status te zien (wie wel/niet getekend heeft) ga je naar 'rapporten' en vervolgens klik je op 'signed documents'. Hier zie je alle aanvragen die gedaan zijn en kun je kijken wat de status is en bij wie het contact ligt. Zo kan je een persoon ook een reminder sturen door op het belletje te klikken.
Wanneer een contract door alle betreffende personen getekend is krijg je hiervan een mail van BambooHR en voer je de volgende acties uit:
- Ga via Bamboo naar de desbetreffende persoon die het document getekend heeft;
- Ga naar documenten;
- Ga naar signed documents
- Pas de naam van het document aan (de datum is altijd jaar-maand-dag) en sla dit zo op;
- Bij een contract(verlenging) ga je vervolgens naar de ‘Jobpagina' van de desbetreffende persoon.
- Indien nodig vul je bij 'contract end date' de goede datum in (alleen bij tijdelijke contracten dus).
- Voeg het contract toe bij werkgelegenheid status;.
- Bij een contractaanpassing: pas het aantal uur, nieuwe functie of nieuwe salaris toe binnen de jobpagina, indien dit nog niet gedaan is;
- Vervolgens ga je naar NMBRS en voeg je ook hier het (nieuwe) contract, wijzigingen of het nieuwe salaris door.