Acties per afdeling medewerker NL

HR

• Aannemen via BambooHR:
  • De kandidaat via Recruitee aanmelden bij Bamboo door deze in de vacature ''recruitee'' te plaatsen.
  • Versturen van de aanbieding.  
  • Indien de kandidaat de aanbieding accepteert kun je bij vacature de kandidaat aannemen → via status en dan klikken op ‘’hire’’;
  • Nu vul je de belangrijke gegevens in (afdelingsinformatie en salaris) en klink je op opslaan zodat je naar de onboarding pagina kan. 
  • Bij de onboarding pagina kun je het ‘’hire packet’’ sturen. Bij task vul je in: 

1. 1. 1. Het contract ondertekenen.
      2. De persoonsgegevens (paspoort met BSN nummer, rijbewijs, IBAN-nummer) en geplande vakanties doorgemaild moeten worden naar hr@zibber.nl. Vergeet niet op steeds op add task te drukken en de goede datum aan te geven (de datum waarop ze de tasks moeten afronden moet voor de startdatum liggen). + of ze nog op vakantie gaan in de tijd dat ze al werkzaam zijn binnen Zibber. 
      3. Toestemming publicatie beeldmateriaal meesturen.  

• • Contract verder invullen;
  • Onboarding: overige taken voor jou en de andere betrokkenen invoeren door deze te importeren van template en aan iedereen toe te wijzen.
  • Vul bij jobs de begin-, eind- en proeftijddatum in zodat er herinneringen worden verstuurt als een contract afloopt.

• Alle betrokkenen informeren (met deadline de dag dat iemand start, bij ICT duidelijk aangeven)
  • Verwerken in dienst ict door de gegevens naar Johan te mailen. Dit doe je door het lijstje verder in te vullen te kopiëren te mailen naar Johan: zibber@svsict.nl

• • Verwerken in dienst planning door gegevens aan Danique van Beers te asignen. Geef als deadline 'datum in dienst' op. 

• • Verwerken in dienst auto door gegevens aan Bert te asignen en goede datum te geven. Geef als deadline 'datum in dienst' op.

• Info ICT doorsturen naar teammanager en senior (buitendienst) of leidinggevende/buddy die de desbetreffende persoon in gaat werken (binnendienst) 
  • Plak de info van SVS in de mail. 
• Herinnering gesprek beoordeling KPI in BambooHR zetten (alleen buitendienst)
  • Ga naar de job pagina 
  • Ga naar commissie en vul dit in. Bij België zet je er voor de komende 3 jaar de dagvergoedingen in. Bij Nederland bereken je wanneer de medewerker een vast contract zou krijgen. Tel hierbij 1 jaar op en zet dan een herinnering voor beoordeling KPI. Tip: je kan bij andere medewerkers opzoeken hoe dit eruit ziet. 
• Aanmelden NMBRS: 
  • Vanuit de homepagina mag je naar 'Explorer' en en dan 'Medewerker +';
  • Vul de indienstdatum en andere persoonsgegevens in (deze kun je terugvinden in BambooHR);
  • Vul het IBAN-nummer in en druk op next;
  • Vul de contractinformatie in en druk op next;
  • Vul de salaris en roosterinformatie in (het jaarloon BT is het bruto salaris x 12.96) en druk op next;
  • Vul verder de personalia aan (e-mails en telefoonnummers);
  • Voor medewerkers uit de buitendienst vul je bij looncomponenten (vast) de netto onkostenvergoeding. De eerste maand moet je dit pro rata berekenen. Let erop dat je hier rekent met het totaal aantal werkdagen in de maand en het aantal gewerkte dagen. Wanneer iemand 36 uur werkt krijgt deze 90 euro, iemand die 32 uur werkt krijgt 80 euro;  
  • Zet verlof mogelijkheid uit bij medewerker buitendienst. Dit doe je door op verlof te klikken en dan naar beginsaldo te gaan en verlof uit te vinken en op 0 te zetten; 
  • Bij binnendienst kijk wat het verlofsaldo is en zet je dit in BambooHR. Ga via Bamboo naar de juiste medewerker en druk op verlof en pas het vakantieverlof aan naar Manually Updated Balance. Nu kun je verlofuren toevoegen door op het +/- teken te drukken en het aantal uur in te geven en op opslaan te klikken;

• • Als laatste stap maak je een medewerker login aan. Ga naar algemeen en medewerker login. Maak nieuwe login. Druk op activeer. Druk daarna op wachtwoord resetten.  
• Werknemer invoeren in RAM en Syntegro (alleen buitendienst):
  • Log in op RAM;
  • Ga naar beheer;
  • Ga naar medewerkers; 
  • Klink op 'nieuw';
  • Vul alle info in: het ID is het personeelsnummer in NMBRS en het vinkje 'huis PFI moet je aanvinken;
  • Vul de instellingen in: bij de vloot vul je het team in, daarna klink je op creeër nieuw account, vul bij privé kilometers 12000 in en vul de startdatum in;  
  • Klik op opslaan;
  • Ga naar beheer; 
  • Ga naar gebruikers;
  • Zoek de medewerker op;
  • Vul de ontbrekende info in: bij vloot weer het team; 
  • Zet 'e-mail belastingdienst verificatie' uit; 
  • Vink 'sla automatisch aanmelden toe' aan;
  • Vink 'verzend e-mail met inloggegevens' aan;
  • Druk op opslaan. Nu staat de medewerker in TRACK;
  • EEN DAG LATER: ga na Syntegro (i.v.m. de koppeling met RAM en Syntegro duurt het 1 dag voor je de medewerker in Syntegro terug kunt vinden);
  •  Ga links boven naar werknemers en klink vervolgens weer op werknemers;
  • In het vakje hiërarchie staan verschillende mapjes. Klink op het mapje met de 3 puntjes;
  • Ga naar extra info; 
  • Vul alle gegevens in;
  • Ga naar gebruiker;
  • Vul bij gebruikersnaam het emailadres is;
  • Vink login geblokkeerd uit;
  • Zet interne authenticatie aan;
  • Vul bij diensthoofd alle Teammanagers in; 
  • Bij werknemer vul je het goede land in; 
  • Ga naar vrij velden. Bij contract vul je het goede arbeidsstelstel in, bij indeling de goede provincie. De rest hoeft niet ingevuld te worden; 
  • Ga naar tijdlijn/e HR en vul hier bij dagresultaat en roostergroep het goede land in en bij werkplan vul je het huidige rooster in;
  • Klik op bewaren; 

• • Ga naar Tijden/e-HR; 
  • Zoek de werknemer op;
  • Berken het verlof door bovenin op berekenen te drukken;
  • Ga naar gebruiker en druk op wijzig wachtwoord, stuur daarna handmatig een mail met de inloggegevens.

• Aanmelden Track: 
  • Log in op Track; 
  • Ga naar medewerkers; 
  • Druk rechtsboven op werknemer en dan weer op werknemer;
  • Vul alle gegevens (BSN, namen, geboortedatum, adres, telefoon en e-mails) in op de eerste pagina (details), op de derde pagina (uren, functie, afdeling, eerste dag) (dienstverbanden) en check op de vierde pagina (leiding en organisatie) of de leidinggevende klopt;
  • Sla alle gegevens op.
• Aanmelden Pensioen:
  • Log in bij pensioenfonds; 
  • Ga naar deelnemer; 
  • Ga naar indienst nieuwe deelnemer; 
  • Vul alle gegevens in (fulltime jaarsalaris is inclusief vakantiegeld);
  • Druk op opslaan. 
  • Vanaf het moment dat iemand in dienst wil stuur je de mail met informatie over BND:

Hey! 

Hopelijk bevalt de eerste werkdag een beetje! Omdat je vandaag start bij Zibber willen we je vanuit Zibber wat informatie toesturen over A.S.R., het pensioenfonds waarbij we zijn aangesloten. 

Als medewerker krijg je de kans om extra bij te sparen voor je Pensioen. Zibber stort standaard 1% van je pensioengrondslag in je pensioenpot bij A.S.R. Dit is echter te weinig voor een "goed" pensioen. Daarom is er de mogelijkheid is om een gedeeltelijk van je salaris bruto in te leggen in je pensioenpot. Twee voordelen hiervan zijn:

1. Het bijspaar bedrag wordt bruto ingehouden op je salaris en dus volledig gestort in je pensioenpot. Dus je betaalt hierover nog geen belasting. De belasting betaal je pas als het wordt uitgekeerd bij je pensioen.
2. 1% is te weinig voor een "goed" pensioen, we raden dus aan om nog iets extra's te doen. De bijspaarofferte van A.S.R. is hiervoor een goed alternatief.

Bijsparen aanvragen via A.S.R.:

Via A.S.R. krijg je een mail/heb je een mail gekregen in je privémail met inloggegevens voor het werknemersportaal van A.S.R. Hiermee kun je inloggen op je persoonlijke account van A.S.R. Wil je bijsparen of op een later moment een wijziging aanbrengen in je pensioen? Hiervoor is deze portal bedoeld. Wanneer je wilt bijsparen, ga je onderaan naar "pensioen extra". Hier kan je een bijspaar offerte aanvragen als je wilt bijsparen via A.S.R. (of afwijzen als je niet wilt bijsparen). Zodra je kiest voor bijsparen wordt er via het portaal een offerte naar je gestuurd die je mag invullen. Wanneer de offerte is ingevuld wordt deze naar HR gestuurd en wij zullen er dan voor zorgen dat de offerte correct wordt verwerkt.  

Let wel op dat er geen herinnering meer wordt verstuurd vanuit Zibber of A.S.R. wanneer offerte niet wordt aangevraagd of afgewezen. Als je wilt bijsparen is dit je eigen verantwoordelijkheid. 

Wij hopen je hiermee genoeg te hebben geïnformeerd. Mocht je nog vragen hebben kan je altijd terecht bij HR via hr@zibber.nl 

* wanneer iemand ervoor kiest bij te sparen krijg je hier een mail over via A.S.R.. Je moet dan aan het eind van de maand de factuur checken en kijken hoeveel iemand wil inleggen. Dit pas je dan aan via NMBRS bij looncomponenten via ‘’inhouding pensioen bijsparen’’. Let erop dat als iets eraf moet je een - toevoegd. 

• Toevoegen lijst indienst - uitdienst salarisadministratie: 
  • Vul de gegevens in bij 'indienst'.
• Buitendienst toevoegen in teamindeling helpcenter (alleen buitendienst):
  • Ga naar Hubspot;
  • Ga naar service → Knowledge based → articles;
  • Zoek de goede lijst op 'wie zit er in welk team';
  • Voeg de medewerker toe; 
  • Druk vervolgens op Update. 
• Werknemer toevoegen in helpcenter: 
  • Ga naar Hubspot;
  • klik op 'contacts' en nogmaals op 'contacts'; 
  • Klik op 'create contact'; 
  • Vul het e-mail adres, naam en legal basis in. 
  • Klik op 'safe'. Na een aantal minuten wordt het contact automatisch verstuurd. 
• Tony chocolony versturen:
  • Voor de Tony chocolony log je in op de pagina van Tony; 
  • Ga naar mijn account en dan naar mijn wikkels; 
  • Druk op de goede wikkel;
  • Bestel deze wikkel en kies hiervoor een smaak; 
  • Ga verder naar bestellen;
  • Pas het afleveradres aan en verzend deze op rekening; 
  • De bestelling is geplaatst! 
• Werknemer toegang geven voor BambooHR en NMBRS (paar dagen voor start). 
• Apparatuurlijst laten ondertekenen (deze krijg je van ICT en zet je in PandaDoc). 
• Vakanties doorgeven aan Manon Verhoeven. 
• Wanneer ze in dienst zijn: mailen voor filmpje livestream en introductiestukje voor op de website. Filmpje sla je op op de drive en introductiestukje voor de website stuur je door naar Hannah Wiemer met de goede locatie erbij. 

ICT (SVS)

• Accounts aanmaken in systemen.
• Apparatuur regelen (binnendienst en buitendienst).

Finance: 

• Auto regelen + toebehoren (buitendienst/sales).

Rooster (alleen voor buitendienst, dit wordt binnen gedaan door betreffende leidinggevende)

• Inwerken inplannen:
  • Dit gaat in samenspraak met HR adviseur.